Comment Notion a changé ma manière de prendre mes notes de réunion

Si vous avez lu mon article précédent sur Notion.so vous savez que j’utilise désormais cet outils pour organiser mon travail au quotidien et ma vie de manière plus générale.

Je suis quelqu’un qui n’a pas de mémoire, j’ai toujours été comme ça alors au fil des ans j’ai appris à tout écrire pour ne plus rien oublier. Et je dois dire que ça marche. Mais voilà, organiser toutes ces informations pour qu’elles puissent être utilisé est un véritable défis. Il est facile de se perdre dans un esspèce de non rangement mais dans ce cas toutes ces notes deviennent inutiles. C’était le cas lorsque j’utilisais Evernote. Je relisais peut-être 2% de mes notes tellement je ne pouvais pas retrouver les notes de manières pertinentes. Souvent je les avais même oublié alors je ne les cherchais même pas. Pourtant si j’avais su qu’elles existaient ça aurait été utile !

Jusqu’a maintenant, afin de garder des notes lisibles et de pouvoir les partager, je faisais classiquement des “comptes-rendus de réunion”. Mais voilà je me retrouve rapidement avec des centaines de CR qu’il est difficile de garder associé correctement à un projet par exemple pour les retrouver.

Notion.so a commencé à m’aider en permettant de lier mes comptes-rendus de réunion à des projets grâce aux liens entre base:

Grâce à cette fonctionnalité, je peux facilement retrouver tous les CR relatifs à un projet et éventuellement rechercher dedans. C’est déjà un breaking change pour moi !

Mais ce faisant j’ai voulu pousser mon système d’organisation plus loin. Et grâce au Toggle dans Notion, il est possible de rendre accessible et lisible une grande quantité de texte. Alors pourquoi ne pas inclure mes CR directement dans des Toggle dans le projet ou le sujet concerné?

De manière générale, j’ai environ 3 types de réunions possibles:

Les points Adhocs montés sur un sujet particulier. En général un projet, un obstacle, un risque, une tâche à réaliser.
Les “cérémonies” (rétrospective, comité divers, etc.) qui se produisent régulièrement et qui sont souvent porteur de leur propres actions
Les workshop pour travailler un sujet en particulier

Alors j’organise désormais Notion de la manière suivante:

Toute les cérémonies portent leur propre CR comme ci-contre avec les Scrum de Scrum
La partie de gauche contient le CR dans chacun des Toggle
La partie de droite contient le descriptif de la réunion: guidelines, etc.
Et ensuite les actions ouvertes

Pour ce qui concerne un projet (ou une tâche), c’est le projet lui même qui portera le CR.

Un exemple ci-contre concernant une crise. On trouve sur la page toutes les informations dont j’ai besoin rapidement:

Le process mis en place pour la gestion de crise
La liste des CR de point d’avancement de la crise
Des statistiques relatives à la gestion de la crise

En conclusion

L’intérêt de ce changement est que je suis au final plus focus sur le sujet qui occupe la réunion car j’ai en un coup d’oeil un vision de l’ensemble des informations du projet plutôt que d’avoir le CR au centre et je trouve ça bien plus efficace.

D’autant que toutes les pages ainsi crées dans Notion peuvent être partagées avec vos interlocuteurs.

Je vous encourage à essayer !