L’année dernière, comme je le fais toujours je test une application que je vois passer dans mon fil twitter ou sur ProductHunt: Notion.so. Une première approche un peu compliquée et difficile de comprendre l’intérêt exact de l’application. Mais pourtant… en insistant un peu celle-ci est venu remplacer quasiment toutes mes applications de productivité et surtout elle a avantageusement remplacée Evernote que j’utilisais jusqu’alors sans en être complètement satisfait.
Notion c’est quoi?
Notion c’est une application (un client léger) qui permet avant tout de créer des pages avec du contenu en Markdown. De nombreux contenus sont possibles dans l’application:
- Vidéo
- Contenu web embarqué
- Image
- Texte formaté (markedown)
- Citation
- Etc.
Rien que du très basique jusque là.
Mais déjà très bien fait: vous pouvez réaliser en un rien de temps quelques pages de contenu bien formaté avec des colonnes, agréable a lire, rapide, etc.
L’organisation facile
Exemple d’arbre avec des icônes personnalisées
L’organisation des pages comme un arbre: chaque page peu contenir des sous pages et chacune peu avoir un icône personnalisée (tout type de format) ce qui est extrêmement pratique pour rendre son organisation lisible.
Chaque page est référençable dans les autres pages. Et ça c’est l’énorme différence avec Evernote: pouvoir lier facilement les notes entre elles.
Je donne un exemple: je suis en train d’écrire un article ou un compte-rendu au sujet d’un projet en particulier: je pourrai, directement dans le texte, insérer un lien vers la page de ce projet (en tapant @projet)
Les bases de données
Et le summum de ce que Notion.so est capable de faire réside dans les bases de données. Pas d’inquiétude, on est pas ici dans SQL Server ou autre. Dans Notion, les base de données sont toujours des pages comme précédemment mais qui sont toutes dans une table de données (comme un tableau en somme) avec des champs structurés.
Par exemple: plutôt que d’avoir autant de page que je vais écrire de compte rendu de réunion (ou autre), je vais préférer toutes les mettre dans une base de données avec des champs: les participants, la date de la réunion, le type de réunion, etc. Tout se fait à la volée: • Envie de rajouter un champs? Ajoutez le directement dans la page et toutes les autres pages en bénéficieront • Envie de rajouter un nouveau tag? Saisissez le directement et il se créera
Base de données avancées
Mais ce n’est pas fini: chaque champs de votre base de données peu référencer un champs d’une autre base de données (ou table).
Par exemple: pour représenter les participants à mes réunions, je voudrais que pour chaque participant à ma réunion, je puisse lier une entrée de mon annuaire directement sur ma réunion. Ainsi: je pourrais savoir qui de mon annuaire a participer à la réunion et pour chaque personne de la réunion quelles sont les réunions auxquelles il a participé.
Par exemple, ci-contre j’ai un CR de réunion avec 3 personnes qui sont toutes les 3 des pages dans une base Annuaire de mon organisation.
Il est alors possible de tout imaginer et pour rester dans mon exemple des comptes-rendus de réunion, j’y ajoute:
- Les projets concernés par la réunion
- Le type de réunion concerné (ici un Scrum de Scrum)
- L’équipe concernée par la réunion
- Les décisions prises pendant la réunion
- Les tâches, etc.
Et tout est lié, facile à saisir. rien de tel pour arriver à prendre des notes rapidement, facilement et surtout pour les organiser ! Ainsi, par exemple dans mon activité de consultant en informatique, j’utilise la plupart du temps les bases de données suivantes toutes interconnectées:
- Une liste de tâche que je maintient en complément de todoist
- Mes fameux compte-rendu de réunion
- La liste de mes équipes liées à la base annuaire (ainsi chaque personne est dans une équipe)
- La liste des projets, également liés aux équipes et aux comptes-rendus de réunion
- La liste des sprints des projets avec toutes les KPI
- La liste des obstacles rencontrées par les équipes que je suis au moyend ‘un tableau dédié
- Le glossaire du projet
- La liste des fournisseurs
- La liste des rôles (associée à chaque personne de l’annuaire)
Base de données liées
Autre information importante: vous pouvez créer des vues vers vos base de données partout dans les notes. C’est à dire que vous pouvez créer n’importe quelle page et y afficher un tableau qui représentera une base de données existante.
C’est utile pour faire apparaitre une liste de tâches à suivre dans un compte-rendu de réunion par exemple. Cette liste sera alors manipulable et vous modifierez directement les données sources.
Quelques limitations et mise en garde
Vous le comprendez aisément: avec Notion.so vous pouvez tout faire ou presque: de la simple saisie de note, à l’écriture de blog en passant par de la gestion. Le risque est de se construire une organisation trop complexe qui devient coûteuse à maintenir. Un exemple concret est la liste des tâches: très facile à produire dans Notion on pourrait être tenté de remplacer des outils comme todoist ou TickTick mais ces derniers restent plus efficaces: le nombre de geste dans Notion est trop élevé, pas d’intégration profonde avec les devices mobiles. Même si Notion sait le faire, une application dont c’est le métier natif le fera mieux.
Mais par contre l’outils est incroyablement productif comparé à tous ces concurrents. J’y vois personnellement quelques limitations:
- Les intégration avec des applications tierces sont encore assez insuffisantes. Le concurrent, Coda a pour le coup des connecteurs très bien fait à des applications comme Gmail, Todoist, etc. Si Notion.sO s’en inspire il y aura à la clef le système central de productivité
- Des limitations techniques: chaque base de données a une limite à 5000 blocs (chaque élément d’une page) au delà de laquelle il devient impossible de dupliquer une base de données
- Les exports PDF sont très insuffisants et notamment ils ne contiennent pas les filtres réalisés dans les notes ce qui les rend quasiment inutilisable lorsque vous utilisez beaucoup les bases liées
- Pas d’application mobile native
Pricing
Une version gratuite mais attention, elle est limitée à 1000 blocs donc rapidement vous devrez partir sur la version personnelle.
4$ pour un utilisateur personnel
8$ par utilisateur dans le cas d’un abonnement professionnel