Pourquoi faire une weekly review?

La weekly review est une pratique issue du GTD (Get Things Done). Je ne pratique pas tout mais elle me permet de maintenir mes différents outils et todoist à jour mais surtout de me préparer mentalement avant de démarrer une semaine.

Quand faire une weekly review?

Pourquoi je préfère la faire le lundi? Habituellement, en GTD les weekly review sont effectuées en fin de semaine afin de clôre cette dernière. Pour ma part, ce n’est pas le plus adapté, je préfère le faire en tout début de semaine pour plusieurs raisons:

• Parceque lors de l’étape 2, je lis tous mes mails et je les transforme en tâche. Ca peut-être anxiogène ou déprimant pour moi de partir en weekend avec une liste de tâche énorme. Alors qu’au contraire l’avoir en début de semaine me donne la motivation de m’en occuper dans la semaine de travail à venir. C’est personnel mais c’est adapté à ma façon de fonctionner.
• Ensuite, l’étape 4 me permet de m’armer pour la semaine: ca me remet tous les sujets en tête et je sais sur quels sujets prioritaires je dois partir

Le plus dur à vrai dire est d’arriver à prendre ce temps (une demi-journée pour moi). Donc je me suis bloqué mon agenda tous les lundi matin pour ces tâches et je m’y tiens (sauf urgence évidemment)

Le process que je suis

Etape 1: Nettoyer mon espage de travail

Ranger mon bureau (débarrasser tout ce qui traine, idem sur mon Mac je le nettoie et je range le bureau). Je lance même un CleanMyMac histoire que tout soit bien propre.Temps: 10mn max

Etape 2: Traiter toutes mes INBOX

Temps: 1H

1. Lire toute ma boite mail: je lis tous mes mails en attente, les post-its que l’ai éventuellement laissé, les inbox dans mon todoist et dans mon Notion. ATTENTION toutefois, l’idée n’est pas traiter en direct toutes les tâches qui peuvent émerger des mails ou autre. L’idée et de tout lire et de tout ranger: si un mail nécessite plus de 2mn de travail alors je l’ajoute à ma liste de tâche mais je ne le traite pas dans la foulée (sinon il vous faudra 3j pour faire la review)Temps: Une bonne heure en général
2. Vider et ranger mon TODOISTJe repasse et met à jour toutes mes tâches à venir dans les 7 prochains jour de mon Todoist
3. Vider mon Inbox NOTION

Etape 3: Mon calendrier

Temps: 15mn

• Je refais une passe sur toutes mes réunions de la semaine passée pour m’assurer que je n’ai oublié aucune action. Si tel est le cas je les ajoute dans mon todoist
• Je fais une passe sur toutes les réunions de la semaine à venir afin de: préparer mon Notion.so (avec la liste de mes réunions et les sujets associés) et identifier ce qui nécessite de la préparation
• Je prend dans mon TODOIST toutes les tâches qui nécessite un travail nécessitant de la concentration et je me bloque du temps dans mon agenda pour le faire (que je flag en DEEP avec une couleur différente)

Etape 4: Mes projets en cours

Temps:1H

Je fais une passe sur tous mes projets en cours:

• Mise à jour des KPI
• Mise à jour des RisquesJe repasse sur tous les risques identifiées et qui sont directement sous ma responsabilité pour mettre à jour ses informations, revoir son plan d’action et éventuellement mettre à jour sa criticité
• Mise à jour des ImpedimentsJe met à jour la liste de tous les obstacles qui sont rencontrés afin, comme pour les risques, d’en faire une review du plan d’action et surtout m’assurer que rien ne s’est enliser
• Refaire une passe sur mes descriptifs projets dans NotionEn fin de review, je repasse sur mes projets Notion qui sont une aggrégation des KPI des risques et des impediments afin d’avoir une vision synthétique et à jour des mes projets en cours

Conclure

La conclusion de la Weekly Review peu se faire de différente manière. Une que j’ai tenté et que j’ai trouvé vraiment utile est:

1. Revoir la liste de tout ce que j’ai mis en attente dans todoist notamment (tout ce qui est en MAYBE)
2. Ecrire ce qui s’est bien et mal passé lors de la semaine passée et en déduire des actions (une sorte de mini-rétrospective de ma semaine)

Mais je l’avoue, dans la plupart des cas, je n’ai pas assez de temps pour en faire la conclusion. Et c’est dommage. Je dois améliorer mes pratiques :)